Preparar tu centro para el verano (cuando todos se van de vacaciones)

En junio de 2024, Marta me llamó bastante agobiada. Eran las 11 de la noche un martes. Lleva un estudio de pilates en Gracia, Barcelona, y acababa de hacer cuentas después de dar la última clase del día: en julio y agosto de 2023 había perdido el 62% de asistencia media. De 180 alumnos activos en junio, solo venían 70 de forma regular en agosto. Los números no cuadraban, dos de sus profesoras le habían dicho esa misma semana que las clases vacías las desmotivaban, y ella estaba planteándose seriamente cerrar todo el mes de agosto y mandar a todos de vacaciones.

Le pregunté: "¿Cuánto te ahorras cerrando agosto completo?". Hizo cuentas rápidas mientras hablábamos: "Unos 2.400€ en nóminas si doy vacaciones a las dos profesoras y a Laura que trabaja media jornada, más 300€ de luz y agua porque puedo apagar todo. Más algo de material que no gastaría". Total: 2.700€, puede que 2.800€.

"Vale. ¿Y cuánto dejas de ingresar?". Ahí se quedó callada un rato largo. Porque esos 70 alumnos que sí querían venir en agosto pagaban bono mensual: 45€ de media. Son 3.150€. Si cierras, esa gente tiene tres opciones: congelar su bono gratis (no cobras nada), darse de baja porque igualmente no va a venir (pierdes cliente para siempre), o irse a otro centro del barrio donde sí abran en agosto (pierdes cliente, y además la competencia se lo lleva).

Este año Marta lo va a hacer diferente. Y si gestionas un centro, tú también deberías.

La caída de asistencia en verano: números reales y qué esperar

Antes de entrar en estrategias, vamos a poner sobre la mesa los números reales. Porque si esperas que en julio y agosto venga la misma gente que en abril, te vas a llevar un disgusto grande.

Un centro medio (gimnasio, yoga, pilates, funcional...) pierde entre el 50% y el 70% de asistencia en verano. Suena brutal. Pero es completamente normal. La gente se va de vacaciones dos o tres semanas, los horarios se desmontan porque los niños están en casa, hace un calor que no apetece ni moverse, algunos se van al pueblo todo agosto... Hay mil razones.

Pero dale la vuelta: si pierdes el 60%, queda un 40% que sí quiere seguir viniendo. En un centro de 150 alumnos son 60 personas. En uno de 100 son 40. No es poco. Es gente que te paga cada mes, que cuenta contigo para mantener su rutina, y que si tú cierras se va a buscar la vida a otro centro del barrio.

Roberto gestiona un gimnasio funcional en Chamartín, Madrid. Nos tomamos un café hace unos meses y me enseñó los números de 2024 en una hoja de Excel que llevaba en el móvil. Ahí estaba todo:

• Junio: 92 personas de media por semana
• Julio: 58 personas de media (perdió a Raquel, que se fue a Galicia todo el mes; a Jorge y Lucía, que estuvieron tres semanas en Baleares; y a un montón más que fueron repartiendo vacaciones)
• Agosto: 34 personas de media (se quedó con los cuatro o cinco fieles de siempre más alguno que volvía de vacaciones)
• Septiembre: 81 personas de media

La caída de junio a agosto fue del 63%. Pero fíjate en septiembre: no volvió a 92, volvió a 81. Perdió 11 personas en el camino. Me contó que algunas se fueron de vacaciones en julio y luego nunca encontraron el momento de volver. Otras probaron otro gimnasio en agosto (uno que abrió nuevo en la calle Príncipe de Vergara) porque Roberto había cerrado dos semanas completas, les gustó el sitio nuevo, y se quedaron allí.

Cada alumno perdido son unos 50€ al mes de media. Once alumnos son 550€ mensuales. En un año son 6.600€ que se fueron porque no estuvo ahí cuando algunos lo necesitaban.

El verano no va de mantener números de primavera. Va de retener a los que sí quieren venir, y de no perder a gente que se va y no vuelve.

Anticipar la caída: qué hacer en mayo

El error más grande que veo cada año es reaccionar tarde. Llegas a finales de junio, ves que la asistencia baja, te agobias, tomas decisiones rápidas (normalmente malas), y acabas perdiendo dinero y alumnos.

Si quieres hacer bien el verano, tienes que prepararlo en mayo. No en julio.

Pregunta a tus alumnos qué van a hacer: Suena obvio pero casi nadie lo hace. En mayo manda un mensaje o pon una encuesta simple: "¿Vas a estar en [ciudad] este verano o te vas de vacaciones?". Opciones: "Me quedo", "Me voy 2 semanas", "Me voy julio completo", "Me voy agosto completo".

Clara tiene un centro de yoga en Triana, Sevilla. En mayo de 2024 mandó esta encuesta a sus 110 alumnas por WhatsApp (tiene un grupo de difusión). Le respondieron 89. De esas 89 respuestas: 61 dijeron que se iban al menos dos semanas (algunas a la playa, otras al pueblo, un par se iban fuera de España), 28 se quedaban todo el verano en Sevilla. Con esos datos montó los horarios de verano en dos días.

Me dijo: "Antes hacía los horarios a ojo, según lo que yo pensaba que iba a pasar. Un año abrí todas las mañanas en julio y agosto pensando que vendría gente porque con el calor de Sevilla nadie sale a la calle por la tarde. Error. Venían 4 personas a las clases de 10 de la mañana, y algunas mañanas solo 2. Un desastre. Este año 2024, con la encuesta, supe que la mayoría de las que se quedaban preferían tardes a última hora, cuando ya refresca un poco. Así que concentré todas las clases de 18:00 a 21:00, tres clases. Las llené todas, nunca bajé de 10 personas".

Decide qué semanas vas a cerrar (si cierras): Si tienes que cerrar algunas semanas porque tú también necesitas vacaciones y desconectar, decide ya en mayo qué semanas exactas son. Comunícalo cuanto antes a tus alumnos. No lo dejes para "ya veremos en julio según vaya la cosa". Tus alumnos están planificando sus vacaciones en mayo (pidiendo días libres en el trabajo, reservando vuelos, mirando casas rurales...). Si les dices el 15 de julio que cierras la primera semana de agosto, ya han organizado toda su vida sin contar contigo.

Planifica actividades especiales para el verano: El verano es buen momento para hacer cosas que durante el año no puedes meter: clases al aire libre en el parque o la playa, talleres por la mañana temprano cuando todavía hace fresco, intensivos de técnica que en invierno no hay tiempo... Pero estas cosas no se planifican solas en dos días. Si en mayo ya sabes que el sábado 12 de julio vas a hacer un taller de "Movilidad y core", puedes comunicarlo con tiempo suficiente. La gente lo apunta en su agenda antes de irse de vacaciones y reserva ese día.

Horarios de verano: concentrar en vez de dispersar

Aquí viene el error clásico: intentar mantener el horario completo de invierno con la mitad de gente. Resultado: clases con 3 personas, profesores desmotivados, sensación de centro vacío.

Lo que funciona es concentrar. Menos clases, pero llenas. Mejor tres clases con 12 personas cada una que seis clases con 4 personas.

Formato que funciona bien: De lunes a viernes, dos franjas: mañana temprano (8:00-9:30) para los que madrugan antes de que apriete el calor, y tarde (19:00-21:00) cuando ya refresca. Fin de semana, solo sábado por la mañana.

Javier gestiona un box de crossfit en el Cabañal, Valencia. En verano 2023 mantuvo el horario completo: cinco clases al día de lunes a viernes (7:00, 9:00, 12:00, 18:00 y 20:00). Cada clase iba con 3-5 personas. A veces solo 2. Los dos entrenadores que tenía se quejaban cada semana: "Esto no tiene sentido, estamos dando clases para nadie. Prefiero cerrar y que nos des vacaciones".

En 2024 lo cambió después de hablar con ellos y hacer números. Tres clases al día en vez de cinco: 8:00, 10:00 y 20:00. Concentró toda la actividad en esas tres franjas horarias. Resultado: cada clase iba con 8-10 personas. Misma asistencia total (unas 25-30 personas al día), pero agrupada. Los entrenamientos eran mejores porque el ambiente de grupo se notaba, los entrenadores estaban más motivados y le dijeron que era el mejor verano que habían tenido, y la gente que venía sentía que el box seguía vivo en vez de ese ambiente deprimente de sala vacía.

Comunicar el cambio: No pongas el horario nuevo de golpe el 1 de julio. En junio, manda un mensaje: "A partir del 1 de julio cambiamos a horario de verano. Menos clases pero más intensidad. Aquí están los horarios nuevos". Dale tiempo a la gente para que se organice.

Y algo importante: deja claro hasta cuándo dura el horario de verano. "Del 1 de julio al 31 de agosto, horario especial. El 2 de septiembre volvemos al horario habitual". Que nadie se lleve sorpresas.

Pricing verano: congelar bonos, packs especiales y clases sueltas

El tema de los bonos en verano es donde más dudas veo. ¿Dejas que la gente congele sin más? ¿Cobras algo? ¿Ofreces descuentos? Cada centro lo hace diferente, pero vamos a ver qué funciona según los números.

Congelar bonos: cuidado con perder ingresos: Si permites congelar bonos ilimitadamente gratis, en agosto cobras la mitad. Es lógico: ¿quién va a pagar un bono mensual ilimitado si se va de vacaciones tres semanas?

Ana gestiona un centro de yoga en Malasaña, Madrid. En 2023 permitía congelar bonos gratis todo el verano, sin límite. Le parecía lo más justo: "si no vienes, no pagas". Resultado: en agosto solo cobraba 40 bonos de los 95 activos que tenía en junio. Ingresos de agosto 2023: 1.800€ (40 bonos x 45€ de media). Necesitaba 3.500€ para cubrir gastos fijos: alquiler, su sueldo mínimo, profesoras, luz... Tuvo que meter 1.700€ de su bolsillo. Dinero que había ganado en primavera y que se fue en cubrir el agujero de agosto.

En 2024 cambió la política después de hablar con otros gestores de centros. Puedes congelar tu bono, pero pagas 10€ por congelación (una tarifa simbólica que cubre parte de los costes fijos). Si tu bono cuesta 50€ al mes y te vas solo dos semanas de vacaciones, muchos prefieren pagar los 50€ completos y venir las dos semanas que están, antes que pagar 10€ por congelar y quedarse sin venir. Otros que se van el mes completo pagan los 10€ y congelan tranquilos, sin sentir que pierden dinero.

Resultado en agosto 2024: cobró 68 bonos completos (gente que se quedó o que vino parte del mes) y 18 congelaciones. Ingresos: 3.400€ + 180€ = 3.580€. Cubrió gastos por primera vez en tres veranos. Nadie se quejó de la política nueva, porque la había comunicado ya en mayo y todo el mundo lo tenía claro antes de planificar vacaciones.

Bonos de verano: Otra opción es crear un "bono verano" específico. Precio más bajo, pero adaptado a la realidad de que la gente viene menos.

David tiene un gimnasio boutique en el centro de Zaragoza. En verano ofrece "Bono flex verano": 8 clases por 40€, válidas julio y agosto completos. Es más barato por clase que su bono habitual (5€ por clase en vez de 8€), pero para gente que viene menos funciona bien.

En 2024 vendió 32 bonos flex verano a gente que normalmente tenía bono ilimitado. Son 1.280€ de ingresos que sin ese bono hubieran congelado y no habría cobrado nada. Algunos venían 4 veces, otros 7, algunos apuraban las 8 clases. Pero todos pagaron.

Clases sueltas más caras: En verano mucha gente que está de vacaciones en tu ciudad busca un sitio donde entrenar esos días. Son clientes temporales que pagan clase suelta. Aprovecha.

Si durante el año cobras 10€ por clase suelta, en verano puedes subir a 12-15€. Es temporada baja para ti, pero para ellos es su momento de ocio. Valoran poder entrenar mientras están de vacaciones.

Luis gestiona un centro de pilates en el Realejo, Granada. Granada en verano se llena de turistas. En julio y agosto 2024 puso precio de clase suelta a 14€ (en invierno es 10€). Vinieron 47 clases sueltas de gente que estaba de vacaciones. Son 658€ de ingresos que sin turistas no existirían.

Me contó que dos de esas personas volvieron en septiembre: vivían en Madrid, les gustó su centro cuando estuvieron de vacaciones, y luego volvieron expresamente a hacer un retiro que Luis organizó en octubre. Clientes que llegaron gracias al verano.

Actividades outdoor en verano: aprovecha que hace buen tiempo

Una de las ventajas del verano (quizá la única) es que puedes sacar las clases fuera del centro. Parques, playas, terrazas, jardines... La gente valora mucho entrenar al aire libre cuando hace buen tiempo. Y a ti te sirve para crear variedad y atraer gente nueva sin tener que invertir en material nuevo ni en reformar nada.

Clases en el parque: Marta, la de Barcelona del principio, este verano 2025 va a hacer una clase semanal en el Parc de la Ciutadella. Todos los miércoles a las 19:30, pilates al aire libre en la zona de césped. Precio: igual que una clase en el centro (12€), pero el ambiente es completamente diferente.

Le pregunté por qué lo hace si en el centro tiene espacio de sobra y aire acondicionado. Me dijo: "Porque en verano a la gente le apetece estar fuera, no encerrarse en una sala. Si les doy la opción de hacer pilates en una sala cerrada con aire acondicionado o en el parque con la brisa y los árboles, eligen el parque siempre. Y además atrae gente nueva que pasa por allí paseando al perro o corriendo, ve el grupo haciendo pilates, se acerca, pregunta, y se apunta la semana siguiente".

En 2024 hizo una prueba piloto con dos clases en julio para ver si funcionaba. Venían entre 14 y 18 personas cada vez. Algunas eran alumnas suyas habituales, otras eran gente del barrio que se apuntó al ver el grupo desde la semana anterior. De las nuevas (unas 7 personas en total entre las dos clases), tres se quedaron como alumnas regulares en septiembre cuando volvió el horario normal.

Entrenamientos en la playa: Si estás en una ciudad de costa, la playa en verano es oro. Roberto, el de Madrid, no tiene playa. Pero Pablo gestiona un box de crossfit en la Malvarrosa, Valencia. Todos los sábados de julio y agosto hace entrenamiento en la playa. 9:00 de la mañana, antes de que se llene de gente.

Formato: 45 minutos de functional training en la arena. Precio: 8€. No hace falta material, todo con peso corporal y alguna kettlebell portátil. En 2024 venían entre 15 y 20 personas cada sábado. Mezcla de alumnos habituales y gente nueva que estaba por la playa y se apuntaba.

Pablo me dijo: "Es la mejor publicidad que tengo. La gente pasa por la playa, ve un grupo entrenando, se acerca, pregunta. He sacado más alumnos de los entrenamientos en la playa que de Instagram".

Yoga al amanecer (funciona mejor de lo que piensas): Si gestionas un centro de yoga, el verano es buen momento para probar clases al amanecer. Clara, la de Sevilla, hace una clase de yoga a las 7:00 de la mañana en una terraza que tiene acceso cerca del río Guadalquivir. Solo julio y agosto, porque en invierno a esa hora todavía es de noche y hace frío.

Me contó que al principio pensaba que nadie vendría. "¿Quién se va a levantar a las 7 de la mañana en verano con el calor que hace? La gente se acuesta tarde". Pero se equivocaba completamente. Vienen entre 8 y 12 personas cada vez. Gente que aprovecha la mañana temprano antes de que a las 10 ya apriete el calor de Sevilla y no se pueda ni salir a la calle. Precio: 10€ clase suelta.

Son unos 400-500€ al mes extra de ingresos. No es mucho dinero. Pero la clave no es el dinero, es la fidelización. Esas personas que se levantan a las 7 de la mañana para hacer yoga en verano son las más comprometidas que tienes. En septiembre, cuando vuelve el horario normal, todas siguen viniendo. Cero bajas de ese grupo.

Mantener la motivación del equipo en temporada baja

Esto es lo que casi nadie cuenta, pero es clave. Tus profesores también notan el bajón de verano. Clases vacías, calor, sensación de que "esto no va a ningún lado". Si no gestionas bien la motivación del equipo en julio y agosto, en septiembre te quedas sin profesores.

Transparencia con los números: Mucha gente piensa que tiene que ocultar a su equipo que en verano baja la asistencia. Error. Tus profesores no son tontos, lo ven. Mejor hablarlo claro.

Andrea gestiona un centro de yoga en Gràcia, Barcelona. Cada año en mayo hace una reunión con todo el equipo en una cafetería cerca del centro (no en la sala, fuera, en plan informal). Les enseña los números del año anterior en una presentación simple que prepara la noche antes: "Mirad, en julio 2024 perdimos un 50% de asistencia, en agosto un 65%. Es normal, pasa todos los años, no es culpa vuestra ni mía. La gente se va de vacaciones. Así que este año vamos a adaptar horarios para concentrar clases y que las que hagamos vayan llenas. Mejor dar tres clases con 12 personas que seis clases con 4 personas. ¿Estáis de acuerdo?".

Me contó que desde que empezó a hacer esa reunión hace tres años, sus profesoras están mucho más tranquilas. Antes llegaba julio, veían las clases vacías, y se agobiaban pensando que estaban haciendo algo mal o que los alumnos no las querían. Alguna incluso lloraba. Ahora saben que es parte del ciclo normal del año, igual que en septiembre se llena todo otra vez.

Rotación de vacaciones: Si tienes un equipo de varios profesores, monta un calendario de vacaciones justo. Que todos puedan descansar, pero sin dejar el centro tirado.

Javier, el de Valencia, tiene cuatro entrenadores. En mayo se sientan todos y deciden quién coge qué semanas. Norma: cada uno puede coger tres semanas de vacaciones entre julio y agosto, pero no puede haber más de dos de baja a la vez.

En 2024 lo hicieron así:

• Julio semana 1-2: Ana de vacaciones, el resto trabaja
• Julio semana 3-4: Carlos de vacaciones, el resto trabaja
• Agosto semana 1-2: Luis de vacaciones, el resto trabaja
• Agosto semana 3-4: Marta de vacaciones, el resto trabaja

Todos descansaron. El centro siguió abierto siempre con al menos dos entrenadores. Nadie se sintió sobrecargado. Nadie se sintió explotado.

Incentivos por quedarse: Si tus profesores tienen que trabajar julio y agosto mientras sus amigos están de vacaciones, compénsales de alguna forma.

Roberto, el de Madrid, paga un bonus de 200€ a cada entrenador que trabaje todo julio y todo agosto. Me explicó: "Prefiero pagar 200€ extra a cada uno y que estén motivados, a que en septiembre me digan que se van porque están quemados".

Otra opción es darles septiembre más tranquilo. Ana, la de Malasaña, deja que sus profesoras se cojan días libres en septiembre a cambio de haber trabajado julio y agosto. "Si has trabajado todo el verano, en septiembre puedes cogerte los viernes libres o salir antes cuando quieras". Funciona bien porque en septiembre vuelve toda la gente y las clases van llenas, así que puede permitirse rotar más.

Actividades de equipo: El verano también puede ser buen momento para hacer cosas con el equipo que durante el año no hay tiempo. Formaciones, talleres internos, salidas...

Luis, el de Granada, cada año en julio hace una "jornada de formación interna" con todo el equipo. Cierra el centro un día completo (un miércoles o jueves que hay poca gente), alquila un coche, y se van todos a un sitio fuera de Granada. El año pasado fueron a Sierra Nevada a una casa rural. Pasan el día entero haciendo formación técnica sobre algún tema que hayan elegido entre todos, intercambiando ideas de clases nuevas para septiembre, hablando de cómo va todo, y comiendo juntos en plan tranquilo.

Me dijo: "Es la inversión más rentable que hago en todo el año. Cuesta unos 300€ entre comida, alquiler del sitio y gasolina del coche. Pero el equipo sale de ahí con las pilas renovadas, con ganas otra vez, con ideas nuevas que luego implementamos en septiembre. Y eso se nota en las clases de agosto: vienen motivados, con energía, no con esa cara de 'quiero que se acabe ya el verano'".

Los números finales: cuánto cuesta preparar bien el verano

Volvamos a Marta, la de Barcelona del principio. Este año 2025 lo va a hacer diferente a 2023.

Plan verano 2025:

• Encuesta en mayo: saber quién se queda y quién se va
• Horario reducido julio-agosto: dos clases por la mañana (8:00 y 10:00), dos por la tarde (19:00 y 20:30)
• Clases en el parque: miércoles 19:30
• Taller mensual: un sábado al mes, "Pilates y movilidad de cadera" (julio) y "Core profundo" (agosto), 30€ cada uno
• Bono verano: 8 clases por 45€
• Política congelación: 12€ por congelar bono mensual
• Vacaciones equipo: rotación para que todos descansen

Previsión ingresos julio:

• Bonos mensuales activos: 75 personas x 45€ = 3.375€
• Bonos congelados: 30 personas x 12€ = 360€
• Bonos verano: 15 personas x 45€ = 675€
• Taller sábado: 12 personas x 30€ = 360€
• Clases sueltas: 20 clases x 12€ = 240€
• Total julio: 5.010€

Previsión ingresos agosto:

• Bonos mensuales activos: 55 personas x 45€ = 2.475€
• Bonos congelados: 50 personas x 12€ = 600€
• Bonos verano: 10 personas x 45€ = 450€
• Taller sábado: 10 personas x 30€ = 300€
• Clases sueltas: 15 clases x 12€ = 180€
• Total agosto: 4.005€

Costes julio y agosto:

• Nóminas equipo: 3.200€ al mes (dos profesoras a tiempo completo, una media jornada)
• Alquiler: 1.400€
• Suministros: 250€
• Total costes mes: 4.850€

En julio gana 160€. En agosto pierde 845€. Balance julio-agosto: -685€.

Suena mal, ¿no? Perder dinero dos meses.

Pero compáralo con el plan de 2023: cerrar agosto completo. Ahorró 2.400€ en nóminas. Pero perdió 8 alumnos que se fueron a otros centros y no volvieron. Ocho alumnos a 45€ al mes son 360€ mensuales, o sea 4.320€ al año.

Plan 2023: ahorro 2.400€ en agosto, pierdo 4.320€ en el año. Balance: -1.920€.

Plan 2025: pierdo 685€ en verano, pero retengo a toda mi base de alumnos. Además, los talleres y clases en el parque le están trayendo gente nueva que en septiembre se queda.

Cuando le enseñé estos números a Marta en esa llamada de junio del año pasado, se quedó callada un rato mirando la hoja de cálculo. Luego me dijo: "Joder. Ahora entiendo que el verano no va de ganar dinero. Va de no perder clientes. Septiembre es donde realmente se gana el dinero, pero solo si llegas a septiembre con tu base de alumnos intacta, no con 15 bajas que nunca van a volver".

El verano siempre va a ser duro para los centros. La asistencia baja, los ingresos bajan, el calor aprieta, la gente se va de vacaciones. Eso no lo puedes cambiar. Pero la diferencia entre un verano bien gestionado y uno mal gestionado no se ve en agosto. Se ve en septiembre, cuando vuelve todo el mundo y haces cuentas: cuánta gente ha vuelto, cuánta gente nueva has conseguido gracias a las actividades de verano, y cuánta gente se ha ido para siempre porque tú no estabas cuando te necesitaban.