Deja que el software gestione tu estudio

Un alumno del grupo de los martes a las 19:00 avisa de que esta semana no puede. Sin software, eso son dos o tres mensajes de WhatsApp: él te escribe, tú miras qué hueco hay, le confirmas, y apuntas en algún sitio que le debes una clase.

Con Bonsai, el alumno cancela desde la app y se apunta él mismo a otra sesión con plaza libre. No te consulta y no tienes que apuntar nada.

La parte importante es que tú decides cuántos cambios o recuperaciones puede hacer cada alumno. Esa es la diferencia entre una política clara y el «bueno, por esta vez vale» que acaba descuadrando los grupos: si tu norma es que se pueden recuperar dos clases al mes, el sistema la aplica por ti y no tienes que decir que no en persona.

Cuando un alumno libera su plaza, esa plaza queda disponible para el resto y para la lista de espera, así que las clases se mantienen llenas sin que tengas que orquestarlo.

El otro caso que todo el mundo acaba llevando a mano: un bono de ocho sesiones del que solo se han usado seis cuando acaba el mes. ¿Se pierden esas dos? ¿Pasan al mes siguiente? ¿Depende de si avisó con tiempo?

En Bonsai es una decisión que configuras tú: puedes activar que las sesiones no consumidas de meses anteriores se arrastren al siguiente periodo, o desactivarlo para que caduquen al cierre. Las dos políticas son legítimas y cada estudio elige la suya.

Lo que cambia es que deja de ser una negociación caso por caso. El alumno ve en su app cuántas sesiones le quedan y hasta cuándo, sin preguntártelo. Y tú dejas de arbitrar excepciones en recepción, que es donde se va el tiempo y donde nacen los agravios entre alumnos.

Si quieres ver cómo se combina con el control de usos y caducidades de cada bono, lo explicamos en la página de gestión de bonos.

Una cancelación avisando con dos días es muy distinta de una a media hora de empezar: la primera te deja margen para cubrir la plaza y la segunda te deja el hueco vacío. Por eso la política de cancelación se configura en Bonsai en lugar de venir impuesta.

Puedes fijar una antelación mínima por debajo de la cual el alumno ya no puede cancelar: si tu norma es que hay que avisar con 12 o 24 horas, pasado ese punto la plaza queda ocupada y la sesión se consume. El alumno lo ve en la app antes de reservar, así que la norma se conoce de antemano y no hay que recordársela.

Eso es lo que evita el caso más caro para un estudio con grupos de nueve: la cancelación a media hora de empezar, que deja el hueco vacío porque ya no da tiempo a cubrirlo. También defines hasta cuándo se puede reservar una clase, con la inscripción hasta X horas antes.

Cuando alguien cancela dentro de plazo, su plaza vuelve al grupo y la lista de espera avisa automáticamente al siguiente. La clase se vuelve a llenar sin que tengas que mover un dedo.

Y al revés: puedes hacer que una sesión se cancele sola si no llega a un mínimo de inscritos. Así no abres la sala ni pagas a un profesor por dos alumnos, y los que estaban apuntados reciben el aviso a tiempo para reubicarse en otro horario.