Software para estúdios de Pilates que faz a gestão por ti

Um aluno do grupo de terça às 19:00 avisa que esta semana não pode. Sem software, isso são duas ou três mensagens de WhatsApp: ele escreve-te, tu vês que vagas há, confirmas e apontas algures que lhe deves uma aula.

Com a Bonsai, o aluno cancela na app e inscreve-se ele próprio noutra sessão com vaga livre. Não precisa de te perguntar e tu não tens de apontar nada.

O mais importante é que és tu que decides quantas mudanças ou recuperações cada aluno pode fazer. É essa a diferença entre uma política clara e o «pronto, desta vez passa» que acaba por desequilibrar os grupos: se a tua regra é que se podem recuperar duas aulas por mês, o sistema aplica-a por ti e não tens de dizer que não pessoalmente.

Quando um aluno liberta a sua vaga, essa vaga fica disponível para os restantes e para a lista de espera, por isso as aulas mantêm-se cheias sem teres de orquestrar nada.

O outro caso que toda a gente acaba por gerir à mão: um pack de oito aulas do qual só foram usadas seis quando o mês acaba. Perdem-se essas duas? Passam para o mês seguinte? Depende de se avisou a tempo?

Na Bonsai é uma decisão que configuras tu: podes ativar que as sessões não usadas dos meses anteriores passem para o período seguinte, ou desativar para que caduquem no fecho. As duas políticas são legítimas e cada estúdio escolhe a sua.

O que muda é que deixa de ser uma negociação caso a caso. O aluno vê na app quantas sessões lhe restam e até quando, sem te perguntar. E tu deixas de arbitrar exceções na receção, que é onde se perde o tempo e onde nascem os conflitos entre alunos.

Se quiseres ver como isto se combina com o controlo de utilizações e validades de cada pack, consulta a página de gestão de packs de aulas.

Um cancelamento com dois dias de aviso é muito diferente de um a meia hora do início: o primeiro dá-te margem para preencher a vaga e o segundo deixa-te o lugar vazio. Por isso, na Bonsai a política de cancelamento é configurada por ti em vez de vir imposta.

Podes definir uma antecedência mínima a partir da qual o aluno já não pode cancelar: se a tua regra é avisar com 12 ou 24 horas, passado esse ponto a vaga fica ocupada e a sessão é descontada. O aluno vê-o na app antes de reservar, por isso a regra é conhecida de antemão e não tens de a relembrar.

É isso que evita o caso mais caro para um estúdio com grupos de nove: o cancelamento a meia hora do início, que deixa o lugar vazio porque já não há tempo para o preencher. Também defines até quando se pode reservar uma aula, com inscrições abertas até X horas antes.

Quando alguém cancela dentro do prazo, a sua vaga volta ao grupo e a lista de espera avisa automaticamente o seguinte. A aula volta a encher sem teres de mexer um dedo.

E ao contrário: podes fazer com que uma sessão se cancele sozinha se não atingir um mínimo de inscritos. Assim não abres a sala nem pagas a um professor por dois alunos, e quem estava inscrito recebe o aviso a tempo de mudar para outro horário.