Programari per a estudis de barre

Un alumne del grup dels dimarts a les 19:00 avisa que aquesta setmana no pot venir. Sense programari, això són dos o tres missatges de WhatsApp: ell t'escriu, tu mires quin forat hi ha, li confirmes i apuntes en algun lloc que li deus una classe.

Amb Bonsai, l'alumne cancel·la des de l'app i s'apunta ell mateix a una altra sessió amb plaça lliure. No et consulta i no has d'apuntar res.

La part important és que tu decideixes quants canvis o recuperacions pot fer cada alumne. Aquesta és la diferència entre una política clara i el «bé, per aquesta vegada passa» que acaba descompensant els grups: si la teva norma és que es poden recuperar dues classes al mes, el sistema l'aplica per tu i no has de dir que no en persona.

Quan un alumne allibera la seva plaça, aquesta queda disponible per a la resta i per a la llista d'espera, així que les classes es mantenen plenes sense que ho hagis d'orquestrar.

L'altre cas que tothom acaba portant a mà: un bo de vuit sessions del qual només se n'han fet servir sis quan s'acaba el mes. Es perden aquestes dues? Passen al mes següent? Depèn de si va avisar amb temps?

A Bonsai és una decisió que configures tu: pots activar que les sessions no consumides dels mesos anteriors passin al període següent, o desactivar-ho perquè caduquin al tancament. Totes dues polítiques són legítimes i cada estudi tria la seva.

El que canvia és que deixa de ser una negociació cas per cas. L'alumne veu a la seva app quantes sessions li queden i fins quan, sense preguntar-t'ho. I tu deixes d'arbitrar excepcions a recepció, que és on se'n va el temps i on neixen els greuges entre alumnes.

Si vols veure com es combina amb el control d'usos i caducitats de cada bo, ho expliquem a la pàgina de gestió de bons.

Una cancel·lació avisant amb dos dies és molt diferent d'una a mitja hora de començar: la primera et deixa marge per cobrir la plaça i la segona et deixa el forat buit. Per això la política de cancel·lació es configura a Bonsai en lloc de venir imposada.

Pots fixar una antelació mínima per sota de la qual l'alumne ja no pot cancel·lar: si la teva norma és que cal avisar amb 12 o 24 hores, passat aquest punt la plaça queda ocupada i la sessió es consumeix. L'alumne ho veu a l'app abans de reservar, així que la norma es coneix per endavant i no cal recordar-la.

Això és el que evita el cas més car per a un estudi amb grups de nou: la cancel·lació a mitja hora de començar, que deixa el forat buit perquè ja no hi ha temps de cobrir-lo. També defineixes fins quan es pot reservar una classe, amb la inscripció fins a X hores abans.

Quan algú cancel·la dins de termini, la seva plaça torna al grup i la llista d'espera avisa automàticament el següent. La classe es torna a omplir sense que hagis de moure un dit.

I a l'inrevés: pots fer que una sessió es cancel·li sola si no arriba a un mínim d'inscrits. Així no obres la sala ni pagues un professor per dos alumnes, i els que estaven apuntats reben l'avís a temps per canviar-se a un altre horari.